İzmir sağlık ajansı seçerken sorulacak 8 soru ve iyi cevapların işaretleri

İzmir'de hekimler ajans ararken Google'da ne görüyor?

"İzmir sağlık ajansı" yazan bir hekimin karşısına çıkan liste karışıktır. Sonuçların bir kısmı sağlık turizmi aracı firmalarına, bir kısmı genel reklam ajanslarına, bir kısmı da "izmir dijital ajans" ya da "izmir reklam ajansı" gibi geniş aramalar için hazırlanmış sayfalara aittir. Sağlığa odaklanan bir ajansı genel olandan ayırmak için çoğu zaman web sitesindeki birkaç cümleden fazlasına bakmak gerekir.

Bu aramayı yapan kişi sayısı az olsa da niyeti nettir. Genel bir dijital ajans arayan işletme logo, kampanya ve sosyal medya için teklif toplar. "Sağlık ajansı" yazan hekim ise çoğunlukla daha önce bir ajansla çalışmış, tanıtım kurallarına takılmaktan çekinen ya da hasta verisinin kimin elinde olduğunu bilmek isteyen kişidir. Yani soru yalnız "bu işi kim yapar" değil, "bu işi kim doğru yapar" sorusudur.

Alsancak'ta tek hekimli bir muayenehane ile Bornova'da birkaç üniteli bir diş kliniğinin ihtiyacı aynı değildir. Yine de ikisinin ajansla ilk görüşmede sorması gereken sorular büyük ölçüde ortaktır. Aşağıdaki sekiz başlık bu görüşmenin iskeletini oluşturur ve her birinde iyi bir cevabın işaretlerini bulacaksınız.

Listeyi incelerken bir ayrıntıya daha dikkat edin: Arama sonuçlarının üst kısmındaki ilanlar, o anda reklam veren ajanslara aittir ve sağlık deneyimi hakkında bir şey söylemez. "İzmir dijital medya ajansları" gibi bir aramada öne çıkan firma, otomotiv ya da perakende işinde çok başarılı olabilir; bu, bir hekimin tanıtım sınırlarını bildiği anlamına gelmez. İzmir sağlık ajansı seçimini kolaylaştıran şey, ajansın sitesinde sağlık sektörü için ayrı bir dil kullanıp kullanmadığına, hekime özgü süreçleri anlatıp anlatmadığına ve referans olarak gösterdiği işlerin gerçekten sağlık alanından olup olmadığına bakmaktır.

Genel reklam ajansı ile sağlık ajansı arasındaki fark ne?

Genel reklam ajansının temel işi bir ürüne ya da hizmete talep yaratmaktır. İndirim, "son fırsat" vurgusu, rakiple karşılaştırma ve önce-sonra görselleri o dünyada olağandır. Sağlıkta ise bunların büyük bölümü hastaya yönelik tanıtımda sorun yaratır. Aradaki fark tasarım becerisinden çok, neyin yapılmayacağını bilmektir.

Bir sağlık ajansı metni yazmadan önce birkaç soru sorar. Bu cümle hastayı bilgilendiriyor mu, yoksa tedaviye yönlendiriyor mu? Fotoğrafta tanınabilir bir hasta var mı, varsa yazılı onayı nerede? Reklam hedeflemesi bir hastalık ya da şikâyet üzerinden mi kuruluyor? Bu sorular genel ajansın gündelik akışında pek yer almaz, çünkü müşterilerinin çoğu için gerekli değildir.

İkinci fark işin kapsamıdır. Hekimin dijital varlığı birbirine bağlı parçalardan oluşur: Google İşletme Profili, web sitesi, sosyal medya, reklam ve zaman zaman video. Bu parçaları ayrı firmalara dağıtan hekim, her birinin farklı bir dille konuştuğunu kısa sürede fark eder. Ajansın sunduğu hizmetlerin tek bir plan altında mı yürüdüğünü, yoksa tek tek satılan kalemler mi olduğunu ilk görüşmede netleştirin.

Bu başlıkta sorulabilecek en öğretici soru şudur: "Bir sağlık projesinde müşterinin istediği ama sizin yapmamayı önerdiğiniz bir şey oldu mu?" Somut bir örnekle cevap veremeyen ajans, kural sınırlarını henüz yaşayarak öğrenmemiş olabilir.

Ajans sağlık tanıtım kurallarını işin içinde nasıl uyguluyor?

Neredeyse her ajans "kurallara uygun çalışıyoruz" der. Önemli olan, bu cümlenin iş akışında nereye denk geldiğidir. Kurallar yalnız son kontrolde hatırlanıyorsa, hazırlanmış bir içeriğin yayından hemen önce iptal edilmesi, takvimin kayması ve sizin son dakikada metin düzeltmeniz kaçınılmaz olur.

Sağlık hizmetlerinde tanıtım ve bilgilendirme kuralları, hastaya yönelik iletişimde yanıltıcı, talep yaratıcı, kıyaslayıcı ya da sonuç vaat eden ifadeleri sınırlar. Çerçevenin ayrıntısı için sağlık tanıtım kuralları rehberimize bakabilirsiniz. Mevzuat değişebileceği için güncel metne ve bağlı olduğunuz meslek odasına danışmak her zaman doğru yoldur. Ajansa sormanız gereken ise bu çerçevenin hangi adımda devreye girdiğidir:

• Metin yazarı taslağı hazırlarken hangi ifadelerden kaçınacağını biliyor mu, elinde bir kontrol listesi var mı?
• Reklam metinleri ve görseller yayından önce kim tarafından, hangi ölçütle gözden geçiriliyor?
• Reklam platformu bir ilanı reddettiğinde ya da kısıtladığında süreç nasıl işliyor?
• Hasta yorumu paylaşma, önce-sonra görseli ve fiyat konusunda ajansın varsayılan tutumu ne?

Bu soruların cevabı bir sunum slaytı değil, bir iş akışı olmalı. "Taslak yayın takviminden önce size gelir, içinde kuralla ilgili bir soru işareti varsa notuyla birlikte gelir" gibi bir cevap, konunun gerçekten günlük işin parçası olduğunu gösterir.

Hasta verisi ve KVKK konusunda hangi sorular sorulmalı?

Dijital iş ister istemez kişisel veriye dokunur. Web sitesindeki iletişim formu, WhatsApp hattına gelen mesajlar, reklam formlarından gelen talepler ve sosyal medyadaki yorumlar bir kişinin adını, telefonunu ve çoğu zaman sağlık durumuna dair bir ipucunu taşır. Sağlık verisi KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayıldığı için ajansın bu konudaki tutumu belirsiz kalmamalı.

Sorular kısadır ama cevapları önemlidir:

1. Formlardan gelen talepler nerede saklanıyor ve kimler erişebiliyor?
2. Reklam platformlarına hasta listesi yükleniyor mu, yükleniyorsa hangi dayanakla?
3. Sitedeki aydınlatma metni ve çerez bildirimi kim tarafından hazırlanıyor, ne zaman güncelleniyor?
4. Sözleşme bittiğinde ajansın elinde kalan veriler nasıl siliniyor ya da size teslim ediliyor?
5. Çekimde görüntüsü alınan hasta ya da çalışan için yazılı onay nasıl alınıyor ve nerede saklanıyor?

Ajans hukuk danışmanınızın yerine geçmez, geçmemelidir de. Ama bu soruların hepsine "bunu avukatınız bilir" diye cevap veren bir ajans, veriyi nasıl taşıdığını düşünmemiş demektir. İyi bir cevap hem kendi tarafındaki uygulamayı anlatır hem de hangi kararın size ve hukuk danışmanınıza ait olduğunu açıkça söyler.

Pratik bir test de yapabilirsiniz: Ajanstan, sitenizdeki iletişim formuna bir talep geldiğinde o bilginin hangi adımlardan geçtiğini kısaca anlatmasını isteyin. Formun nereye kaydedildiği, kime e-posta gittiği, WhatsApp'a aktarılıp aktarılmadığı ve ne kadar süre saklandığı birkaç cümlede anlatılabiliyorsa, ajans bu akışı gerçekten kurmuş ve üzerine düşünmüş demektir. Belirsiz bir cevap ise sözleşmeden önce netleştirilmesi gereken bir konuya işaret eder.

İçerik ve çekim kimin ekibiyle, nerede yapılacak?

İzmir'deki bir klinik için en pratik soru budur: Fotoğraf ve video için kliniğe kim gelecek? Bazı ajanslar çekimi serbest çalışan birine, bazıları başka bir prodüksiyon firmasına verir. Bu kendi başına kötü değildir; ama her ay farklı bir kişinin gelmesi, ışığın, kadrajın ve tonun da değişmesi demektir. Hastaların olmadığı saatlerde, mahremiyete özen göstererek çalışmayı bilen sabit bir ekip hem zaman hem güven kazandırır.

Görüşmede şunları sorun:

• Çekimi ajansın kendi ekibi mi yapıyor, yoksa iş dışarıya mı veriliyor?
• Çekim kliniğinizde mi, stüdyoda mı yapılacak? İzmir'e kim ve hangi sıklıkla geliyor?
• Muayene odası, bekleme salonu ve cihazlar çekilirken hasta dosyası, açık ekran ve isim etiketi gibi ayrıntılara kim dikkat ediyor?
• Ham görüntüler kimde kalıyor, istediğinizde size teslim ediliyor mu?

Hekim Ofisi İstanbul merkezli bir ajanstır; İzmir'deki kliniklerde çekimi kendi ekibimiz ve ekipmanımızla, önceden planlanan günlerde yapıyoruz. Hangi ajansla çalışırsanız çalışın, çekim gününün takvimde ne zaman ve kaç saat süreceğini baştan öğrenmek, hasta programınızı buna göre düzenlemenizi sağlar. Körfezin iki yakasında şubesi olan kliniklerde çekim gününü şubelere göre bölmek de ayrıca konuşulmalıdır.

Hekimden haftada ne kadar zaman istenecek?

Ajansla çalışmaya başlayan hekimlerin sık yaşadığı hayal kırıklığı, işin beklenenden fazla zaman almasıdır. Her içerik için uzun telefon görüşmeleri, her reklam için ayrı onay, haftada birkaç kez gelen "şuna bir bakabilir misiniz" mesajları muayene aralarına sıkışır. Bir süre sonra hekim cevap vermeyi bırakır ve içerik takvimi durur.

İzmir'de muayenehane hekimlerinin çoğu sabah bir hastanede ya da poliklinikte, öğleden sonra kendi muayenehanesinde çalışır; bazıları hafta içinde iki ayrı semt arasında gidip gelir. Böyle bir programda ajansla yapılan her plansız görüşme, bir hasta randevusunun yerini alır.

Bu yüzden açıkça sorun: Haftada benden ne kadar zaman istiyorsunuz ve bu zaman hangi işlere gidiyor? Bizim çalışma düzenimizde bu, haftalık içerik onayı için yaklaşık 10 dakika, ayda yarım günlük çekim ve ayda bir 30 dakikalık rapor görüşmesidir. Sizin için doğru oran farklı olabilir; önemli olan rakamın baştan konuşulmuş ve yazıya geçirilmiş olmasıdır.

İyi bir ajans hekimin zamanını içerik kadar değerli bir kaynak olarak planlar ve "ne sıklıkla görüşelim" sorusunu ilk toplantıda kendisi açar.

Onay yetkisini de konuşun. Klinik müdürünüz, sekreteriniz ya da ortağınız bazı içerikleri sizin yerinize onaylayabilir mi? Tıbbi bilgi içeren metinler mutlaka sizden mi geçmeli? Bu ayrımı baştan yapmak hem hızı hem doğruluğu korur, sizi de gereksiz mesaj trafiğinden kurtarır.

Rapor ne içermeli, hangi sıklıkla gelmeli?

Rapor, ajansın ne yaptığını değil, sizin için neyin değiştiğini göstermelidir. Paylaşılan gönderi sayısı, harcanan bütçe ve gösterim rakamları tek başına çok şey söylemez. Asıl merak ettiğiniz şey kaç kişinin aradığı, kaç formun doldurulduğu, İşletme Profili'nden kaç yol tarifi istendiği ve bunların hangi kanaldan geldiğidir.

Aylık bir raporda görmek isteyeceğiniz başlıklar şöyle sıralanabilir:

• Google İşletme Profili: arama ve harita görüntülenmeleri, arama ve yol tarifi talepleri, yeni yorumlar.
• Web sitesi: hangi sayfaların okunduğu, iletişim ve randevu düğmelerine tıklamalar.
• Reklam: harcama, gelen talep ve talep başına maliyet; taleplerin hangi ilçeden ve hangi aramalardan geldiği.
• Sosyal medya: erişimden çok, mesaj ve profil ziyareti gibi harekete dönük göstergeler.
• Gelecek ay: neyin değişeceği ve bunun gerekçesi.

Rapor ayda bir gelmeli ve kısa bir görüşmeyle konuşulmalıdır. Yalnız e-postayla gönderilen, kimsenin açıklamadığı bir PDF zamanla okunmaz olur. Reklam bütçesi kullanılıyorsa hesabın sizin adınıza mı, ajansın adına mı açıldığını da sorun; kendi verinize her zaman erişebilmeniz gerekir. Raporu okurken bir şeye daha dikkat edin: İyi bir rapor kötü giden şeyi de yazar. Bir reklam grubu beklenen talebi getirmediyse, bir içerik serisi ilgi görmediyse ya da İşletme Profili'nde bir bilgi hatalı göründüyse bunun açıkça söylenmesi, ajansın verilere dürüst baktığını gösterir. Her ay yalnız yükselen grafiklerden oluşan bir rapor, çoğu zaman eksik bir rapordur.

Klinik ölçeğinde reklam yönetiminin nasıl kurgulandığını klinik reklam ajansı sayfamızda ayrıca anlattık.

Sözleşmeden önce istenecek belgeler ve deneme süreci

Görüşmeler olumlu geçtiyse sıra yazılı tarafa gelir. Sözleşmeden önce iş kapsamını kalem kalem gösteren bir teklif isteyin. "Sosyal medya yönetimi" gibi tek satırlık bir ifade yerine ayda kaç içerik, kaç çekim günü, hangi reklam platformları ve hangi raporlar olduğu açıkça yazmalıdır. Ajansın paket yapısını incelemek, muayenehane, klinik ve hastane ölçeğinde neyin standart, neyin ek olduğunu anlamanızı kolaylaştırır.

Sözleşmede ayrıca şu maddelere bakın:

• Alan adı, sosyal medya hesapları, İşletme Profili ve reklam hesaplarının kimin adına kayıtlı olacağı. Doğru cevap: sizin.
• Üretilen fotoğraf, video ve tasarımların kullanım hakları ve süresi.
• Fesih koşulları; fesihten sonra şifrelerin, dosyaların ve ham görüntülerin teslimi.
• Kişisel veriler için ayrı bir veri işleme maddesi ya da eki.

Deneme süreci konusunda gerçekçi olun. Arama motoru görünürlüğü ve itibar gibi işler birkaç haftada olgunlaşmaz; ama ilk ayda iş düzeninin nasıl yürüdüğünü görmek mümkündür. Onay akışı rahat mıydı, çekim günü planlandığı gibi geçti mi, ilk rapor anlaşılır mıydı? Bu üç soruya vereceğiniz cevap, uzun soluklu çalışmanın sağlıklı olup olmayacağını büyük ölçüde gösterir.

Bir başlangıç noktası arıyorsanız, ücretsiz 30 dakikalık dijital check-up ile mevcut İşletme Profilinizi, sitenizi ve sosyal medya hesaplarınızı birlikte gözden geçirebiliriz. İzmir sağlık ajansı arayışınızda bu görüşmeyi bir karşılaştırma ölçüsü olarak da kullanabilirsiniz. Görüşmenin sonunda hangi ajansla çalışacağınızdan bağımsız olarak, yukarıdaki sekiz soruya hangi cevapları aramanız gerektiği netleşmiş olur.